Laat je IT kosten meebewegen!

Een goed werkende ICT infrastructuur is onontbeerlijk voor iedere organisatie. Maar daar hangt natuurlijk wel een prijskaartje aan. Hoe kun je het maximale halen uit je IT voorzieningen als je slechts een beperkt budget tot je beschikking hebt? Wij geven een aantal suggesties.

1. Kies voor betalen per gebruiker

Als je een ‘fixed price’ per gebruiker betaalt, zoals bij ons, weet je van tevoren precies waar je aan toe bent. Check of alles hier bij inbegrepen is, zodat je niet wordt verrast door verborgen kosten. Bijkomend voordeel is dat het drempelverlagend werkt. Als werknemers iets vreemds opmerken in de werking van hun apparatuur, moeten ze niet bang zijn om het ICT bedrijf te bellen omdat er anders een gepeperde rekening binnenkomt. Juist door vroegtijdig problemen te signaleren kun je immers veel ellende én veel onnodige kosten achteraf voorkomen.

Goed om te weten: Tegenwoordig kunnen we dankzij cloudoplossingen ook kleinere bedrijven bij een ‘fixed price’ een ‘enterprise experience’ geven. Inclusief bijbehorende functionaliteiten als ICT beveiliging. In het verleden was dat niet mogelijk zonder torenhoge investeringen in hardware.

2. Denk goed na over de functionaliteiten die je nodig hebt

Waarom zou je betalen voor functionaliteiten die je in de praktijk toch niet gebruikt? Neem de tijd om van tevoren goed na te denken over wat je voor jouw business daadwerkelijk nodig hebt. Des te duidelijker is het uit welke technische bouwstenen jouw ICT omgeving moet bestaan. Jouw behoeften moeten hierin leidend zijn. Vergeet daarbij vooral de veiligheid niet, onmisbaar in deze tijd.

3. Maak je ICT infrastructuur flexibel

Zorg ervoor dat je ICT omgeving beheersbaar is. Alleen dan kan deze meebewegen met veranderingen die ongetwijfeld in de loop der tijd zullen plaatsvinden. Bereid je daarbij ook voor op de vraag die nog gaat komen. Daar kun je nu al rekening mee houden zodat je de techniek hier later makkelijk op kunt aanpassen. Voorkomen en vooruitdenken, daar gaat het in onze visie om.

4. Kies voor een serverloos netwerk

Door te kiezen voor een serverloze netwerkoplossing kun je relatief eenvoudig besparen op je ICT kosten. Dit soort hardware investeringen zijn tegenwoordig onnodig. Als je het goed doet, hoef je daarbij geen concessies te doen aan functionaliteiten en gebruikersgemak.

5. Gebruik je gezonde verstand

Soms blijkt een zogenaamd goedkope oplossing opeens een ‘kat in de zak’. Bijvoorbeeld omdat een leverancier werkt met koppelingen of oplossingen die niet aansluiten op ICT-systemen van andere leveranciers. Met als gevolg een ‘locked-in’ situatie waar je zelf heel moeilijk uitkomt. Andersom hoeft de meest dure oplossing natuurlijk ook niet altijd de beste te zijn. Blijf dus vooral waakzaam.

6. Durf te vragen

Vraag vooral wat je kunt verwachten qua werking en bereikbaarheid van jouw ICT. Absoluut noodzakelijk om teleurstellingen te voorkomen. Jij wilt toch ook precies weten waarvoor je betaalt?

7. Specifiek voor non-profit organisaties: Maak gebruik van donatieprogramma’s

Grote softwareleveranciers als Microsoft bieden regelmatig donatieprogramma’s aan. Non-profitorganisaties kunnen hierbij onder speciale voorwaarden gratis gebruik maken van bepaalde licenties. Kijk dus of dit eventueel een mogelijkheid voor je is.

Tot slot: Helaas wordt investeren in ICT voorzieningen door sommigen nog steeds gezien als een noodzakelijk kwaad. In onze visie is ICT echter geen kostenpost. Het is juist cruciaal gereedschap dat je nodig hebt om je business draaiende te houden. Bij de kosten die je maakt voor iedere werknemer hoort wat ons betreft dan ook altijd een klein ICT budget. Zeg nou zelf; die 40 tot 80 euro per maand die je extra betaalt voor ICT is niks in verhouding tot het totale maandsalaris dat je werknemer ontvangt. En je krijgt er iets waardevols voor terug; een goed werkende ICT infrastructuur die ervoor zorgt dat jij je als ondernemer kunt bezighouden met je corebusiness.

Wil je dat we met je meedenken over de mogelijkheden voor jouw bedrijf? Neem dan vooral contact met ons op!